公文写作技巧之公文信函的格式

言：《党政机关公文处理工作条例》中规定：函，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。如何使用Word编辑出符合《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）的函呢？这就是这期需要讨论的重点。

说实话，这期难死培实素材网了。以前都没想到做个函有这么难，走了好多弯路，踩了好多雷，终于制作出基本与信函格式首页版式相一致的信函。

一、发文机关标志

*《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）：

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。

上边缘至上页边为30mm，那么我们直接页面设置上边距37mm肯定不对。

双击页眉，进入页眉编辑模式。我们画一个长方形，设置边框无，高度30mm，上边缘对正A4纸上边缘。

设置发文机关标志位方正小标宋，小初字号。字数太多的话，设置“字符缩放”即可。

老田通过不断调整，得出，当页眉设置为2.7cm，此时长方形下边缘与文字上边缘平齐。

有的小伙伴说，我不设置在页眉中，我在正文中直接写发文机关标志行不行？

答案是，不行。

这也是培实素材网走了好多弯路的原因。当你把发文机关标志设置在正文中后，需要多次调整字间距，才能与样式相一致，不信你就设置看看。

二、红色双线

*《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）：

发文机关标志下4 mm 处印一条红色双线（上粗下细）,距下页边20 mm 处印一条红色双线（上细下粗）,线长均为170 mm, 居中排布。

第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

（一）上红线

退出页眉编辑模式，进入正文编辑。我们画一个长方形，设置边框无，高度4mm，上边缘对正发文机关标志文字下边缘。

正文编辑模式中，画一条红色直线，粗细设置6磅，线型设置为上粗下细，长度设置为170mm。上边缘对正长方形下边缘即可。

注意：粗细设置6磅，是与样式比对而来，是最接近样式的Word设置。

注意：长度170mm，与红头文件的红线长度156mm要求不同。

为什么不在页眉中编辑红线呢？

因为除了第一页，信函第二页以后都不用红线。

（二）下红线

直接设置下边距为2cm。

正文编辑模式中，画一条红色直线，粗细设置6磅，线型设置为上细下粗，长度设置为170mm。直线下边缘对正Word版心标记即可。

三、份号、密级和保密期限、紧急程度

*《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）：

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

3号仿宋字体5.55mm见方。也就是说，高度7/8等于4.8125mm≈4.8mm。

此时，我们可以通过设置上边距，控制第一行份号与红线的距离。

培实素材网通过不断调整，得出，当上边距设置为5.25cm时，第一行份号与红线的距离为4.8mm。

按《格式》设置，28字，22行。

在这里我突然有个疑问，《格式》未对份号的字体进行硬性规定，大家一般默认为仿宋体。但是《格式》附件的版式中，无论是红头也好，还是信函也好，明显使用的是黑体字。

大家可以讨论讨论。

四、发文字号

*《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）：

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

这个就无需多说了，必须是仿宋字体。

五、标题

*《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）：

标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

当培实素材网直接在正文回车两行后，感觉特别怪异。培实素材网就对照版式，仔细研究了一下，又发现一个颠覆性的认识。

黄色的区域，是培实素材网复制出的图片副本。通过排列可知，所谓“与其上最后一个要素相距二行”，竟然是第二行文字的下边缘与标题上边缘平齐。

所以，直接在Word中键入两行回车是不行的。还需要将，两行空行和标题设置成最小值0。

六、页码

*《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）：

首页不显示页码。

双击页脚，设置“首页不同”即可。

但是，第二页及以后呢？

*《党政机关公文格式》GB/T 9704—2012中相关规定

7.5 页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。

老办法，此时，页脚设置为1cm。

七、版记

*《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）：

版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

那就只剩下抄送机关了。但是，信函即便送往多个单位，也是需要使用不同的主送机关。所以，培实素材网个人认为无需编写版记。

但是，联系人和联系电话作为附注，还是要留的。

成稿如下，与信函格式首页版式大体一致。

八、第二页及其后页

《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）仅对首页进行了详细描述，对第二页以后未做要求。

培实素材网参考了多家官方的信函，得出结论，第二页只需设置页码即可。

注意：“首页不同”必须要安排上。

九、要点总结

页面设置：上5.25，下2，左2.8，右2.6；页眉2.7，页脚1； 28字，22行。

红线设置：上粗下细，上细下粗，6磅，17厘米。

行距设置：正文单倍行距；份号、密级和保密期限、紧急程度最小值0。