公文写作技巧之上行文、下行文的红头格式

引言：机关公文中的决议、决定、命令、请示、通知、批复等文件都需要套红头，如何使用Word编辑出符合《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）和《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）的公文呢？这就是这期需要讨论的重点。

一、版头

（一）份号

*《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）：

7.2.1 份号

如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

*《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）：

第三章 第九条 涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限

*《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）：

7.2.2 密级和保密期限

如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字 用阿拉伯数字标注。

*《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）：

第三章 第九条 涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度

*《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）：

7.2.3 紧急程度

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

*《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）：

第三章 第九条 根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志

*《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）：

7.2.4 发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

小伙伴们到这里可能会闹点心，35mm如何把控。

我们先画一个长方形，设置边框无，高度35mm。

把长方形上边缘对正版心上边缘。

设置好份号、密级和保密期限、紧急程度，把发文机关字号设置成小初。

此时，我们可以看到文字的上边缘有一小部分被长方形遮挡。如下图。

解决这个问题，我们可以在紧急程度下加入一行。设置成最小值0磅，然后调整字体大小，行距就根据字体大小自动调整高度，肉眼看文字上边缘与长方形下边缘对正即可。

上图，是字号设置成2磅的效果。

《公文格式》和《工作条例》两个文件，均未对发文机关标志的字体大小作出硬性规定，且各单位名称长度不同，难以统一标准。一般来讲，字号使用“小初”，也可加大或缩小，或者调整字间距，可根据实际情况调整。像老田之前的单位，甚至还涉及“双行合一”功能。

（五）发文字号

*《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）：

7.2.5 发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

关于六角括号“〔〕”的插入，介绍两种方法：

方法一：Word，插入→符号→字体（普通文本）→子集（CJK符号和标点）中查找。

方法二：搜狗拼音，键入“v1”→按2次“+”翻页后可见。

（六）签发人（仅上行文）

*《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）：

7.2.6 签发人

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。

“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（七）版头中的分隔线

*《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）：

7.2.7 版头中的分隔线

发文字号之下4 mm 处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

小伙伴们要注意，这里并未对线高（粗细）进行明确规定。结合下文提到的“版记中的分隔线”相关规定，老田认为应该参考“粗线(推荐高度为0.35mm)”的定义，即宽度为1磅（如何而来，参考下文）。

版心等宽，就是长度156mm=15.6cm。

距离4 mm，使用上文老办法。画一个长方形，设置边框无，高度4mm。移动长方形，使长方形上边缘与发文字号文字下边缘平齐。画一条线，设置长度15.6cm，宽度1磅。

注意上图第二行“老田”前面的黑色竖线，这是鼠标闪烁的标记。有的小伙伴不想太较真的话，把分隔线移动到标记上边缘平齐即可。

微调线段位置，选中线段后，按Ctrl+↑、↓、→、←试一下。

二、版记

（一）版记中的分隔线

*《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）：

7.4.1 版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

Word中，设置线段的宽度（高度）是以“磅”为单位的。Word中磅与厘米的换算关系，1磅约等于0.03527厘米，1厘米约等于28.35磅。

由此可知，粗线0.35mm ≈0.99225磅≈1磅；

细线0.25mm ≈0.70875磅≈0.71磅。

有的小伙伴说了，我不画直线线段，我画长方形输入宽15.6cm，高0.025cm，实现精确设置，行不行？

答案是，最好不用。

Word中，长方形设置是以厘米为单位的，保留小数点后两位。当设置成0.025cm时，再看属性，会自动进位成0.03cm；当设置成0.035cm时，自动进位成0.04cm。还不如线段的磅值精确。

这个位置就不用再详细说明了，与行的上下边缘平齐就行。

（二）抄送机关

*《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）：

7.4.2 抄送机关

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

与正文的三号字体不同，版记中所使用的都是四号字体。

如此一来，最后一行可能会与版心下边缘对不齐。

解决办法与上面一样，把版记上一行设置成最小值0磅，然后调整字体变大，行距就根据字体大小自动调整高度，肉眼看最后一行与版心下边缘对正即可。

（三）印发机关和印发日期

*《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）：

7.4.3 印发机关和印发日期

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

说一说“空一字”。

1个英文字符存储需要1个字节，1个汉字字符存储需要2个字节。

半角状态下，1个空格是1个字节，Word显示为灰色的 ●。

全角状态下，1个空格是2个字节，Word显示为灰色的 □。

也就是说，所谓“空一字”，就是半角的2个空格，或全角的1个空格。