公文写作之页面设置实操教学

一、页边距设置

*《党政机关公文格式》GB/T 9704—2012中相关规定：

5.1 幅面尺寸

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

5.2.1 页边与版心尺寸

公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。

由此可知，上边距37mm，左边距28mm，是国标硬性规定的。有的小伙伴可能要问，那下边距和右边距呢？

我们把国标中规定的尺寸用红色表示出来，如下图：蓝色区域是A4纸，长210mm，高297mm；白色区域是规定的版心尺寸，长156mm，高225mm。

我们通过简单计算便可得出绿色部分：

下边距 = A4纸高297mm – 版心高225mm – 上边距37mm =35mm

右边距 = A4纸长210mm – 版心长156mm – 左边距28mm =26mm

二、页码设置

*《党政机关公文格式》GB/T 9704—2012中相关规定：

7.5 页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。

小伙伴们要注意了，这里说的7mm是一字线距离版心的距离，是打印出来后的效果；Word中的页脚距离，是从A4纸的下边缘开始计算的，所以，直接设置页脚为7mm显然是不对的。应该设置多少呢？

培实素材网帮大家杠一杠，较较真儿。如图：

左侧L型标记是设置好边距后的左下角版心标记，再画出一个高7mm的蓝色长方形，长方形上边缘与下边距取齐，再画出长方形下边缘延长线。

按照国标标准，设置页码为4号半角宋体，通过不断的调整，得到一字线与长方形下边缘延长线高度重合。

此时，页脚设置为2.49cm。

三、行数和字数设置

*《党政机关公文格式》GB/T 9704—2012中相关规定：

5.2.3 行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

当小伙伴们按照以上国标设置后，便无需另行设置行间距了，默认1倍行距就行。

有的小伙伴说，我们单位的规定，行间距必须设置为固定值28磅、28.5磅等等。培实素材网认为，这是不符合国标要求的。咱们另行专题讨论。

四、电子格式设置

啥也不墨迹，直接上干货。

（一）页边距

口诀：上3.7、下3.5、左2.8、右2.6。

（二）纸张

根据需要，选择合适纸张大小，默认A4。

新建文档同为A4时，此步骤可略过。

（三）版式

口诀：页脚2.5。

上文说道，试验结果为2.49cm。为了便于记忆，小伙伴们可以记成2.5cm。因为国标规定“误差不超过1mm”，领导们再心细如发，也不差那0.1mm的头发丝。强迫症的话，当我啥也没说。

（四）文档网格

口诀：行28字，页22行。

小伙伴们直接设置28、22大概率会设置不上，即便是设置上了显示和打印效果也差强人意。

必须、一定要遵循下列步骤。

第一步：点击右下方“字体设置”

第二步：修改正文默认字体

修改中文字体为“仿宋”；西文字体为“（使用中文字体）”或“仿宋”；字形默认为“常规”；字号为“三号”。

第三步：

选择“指定行和字符网格”，设置字符数为每行“28”，行数为“22”。后面的“跨度”由Word自动调整。

五、问题解决小妙招

（一）新建文档重复设置的问题

每次新建Word文档的时候，小伙伴们是不是都要调整一次页面设置呢？

其实大可不必！

在页面设置中，无论是页边距、纸张、版式以及文档网格栏，左下方都有一个“设为默认值”。

当我们按以上方法设置好文档后，点击“设为默认值”。

以后所有的新建文档，全部按照新的格式生成，是不是方便了好多。

（二）现有文档排版后文字混乱的问题

当小伙伴们对某个文档排版看不过去想更改的时候，到文档网格这一步，调整行28字页22行时，确认后会发现文字的间距、行间距都和正常的格式相差太远。

这种问题涉及的要素太多，需要调整行距、字间距、文字大小等等。

解决的办法就是一刀切，管你什么设置，全部恢复默认。

第一步 按以上方法设置好页面。

第二步 选择全部文字。

第三步 点击“开始”—“样式”中，右侧向下箭头。

第四部 选择“清除格式”。

现在再看，文字们是不是顺眼多了。